Van je eigen Access-database
naar een dashboard.
Een Access-database die jarenlang is meegegroeid bevat alles: cliënten, uren, facturen, grootboek, medicatie en stamlijsten. Wij lezen de hele export in één keer in, tabel voor tabel in de juiste volgorde, en houden bij welk oud nummer welk nieuw record werd.
Je geschiedenis komt mee.
| Onderdeel | Hoe |
|---|---|
| Alle tabellen in één werkboek | Exporteer uit Access naar één Excel-bestand met per tabel een tabblad. Het dashboard herkent de tabbladen en leest ze in de goede volgorde in: stamlijsten eerst, dan cliënten, dan uren en facturen. |
| Codes en keuzelijsten | Access werkt met nummers (status 3, leerweg 1). Je vertaalt elke code één keer naar een betekenis; het dashboard onthoudt de vertaling voor de volgende import. |
| Cliënten, relaties, medewerkers | Met adres, contactpersonen, zorgvorm, geslacht, status en aanmaakdatum. Huisnummers worden van de straat gesplitst. |
| Uren en facturen met historie | Facturen, factuurregels en betalingen gaan mee als historie, inclusief betaald-op datum en periode. Niets wordt opnieuw verstuurd. |
| Grootboek, dagboeken, kostenplaatsen | Je rekeningschema en kostenplaatsen komen in het dashboard, zodat facturen meteen op de juiste rekening boeken. |
| Medicatie en checklists | Medicatieregels per cliënt en de stamlijst met medicijnen gaan mee. Eigen checklist-codes kijken we vooraf met je na. |
Na de overstap.
Eén administratie, meerdere mensen tegelijk
Access draait op één pc of een gedeelde schijf. Het dashboard werkt in de browser, voor iedereen tegelijk, ook op de telefoon.
Rechten per rol en per cliënt
In Access ziet wie het bestand opent alles. Hier bepaalt de rol wat iemand ziet, en de caseload welke cliënten. Elke inzage in een dossier wordt gelogd.
Geen back-ups meer zelf regelen
Gegevens staan versleuteld in de Europese Unie. Tweestapsverificatie en een inzagelog zijn standaard beschikbaar.
Eerst oefenen, dan overstappen.
- 1
Proefomgeving
Je krijgt een eigen omgeving met verzonnen cliënten. Daar oefen je en richt je in: keuzelijsten, uursoorten, tarieven, rollen en gebruikers.
- 2
Export nakijken
Je stuurt een geanonimiseerde of verzonnen export in het formaat van je huidige pakket. Wij kijken welke kolommen waar landen en wat vertaald moet worden.
- 3
Proefimport
Per onderdeel eerst Controleren (de foutenlijst per rij), dan Importeer. Je kijkt de uitkomst na in de schermen. Niet goed? Wissen en opnieuw.
- 4
Overstap
Je rondt de lopende maand af in je oude pakket. Wij wissen de proefdata, je inrichting blijft staan, en je leest de echte export in. Vanaf die dag werkt iedereen in het dashboard.
| Tabblad | Rijen | Herkend | Fouten | Status |
|---|---|---|---|---|
| Kostenplaatsen | 14 | 14 | 0 | Klaar |
| Cliënten | 10 | 10 | 0 | Klaar |
| Uren | 8.504 | 8.504 | 0 | Klaar |
| Facturen | 554 | 552 | 2 | Klaar, 2 overgeslagen |
| Betalingen | 544 | 544 | 0 | Bezig |
Over de overstap van Microsoft Access.
Hoe exporteer ik mijn Access-database?
Met een exportmacro die elke tabel naar een tabblad in één Excel-werkboek schrijft. Wij beschrijven welke tabellen en opmaak nodig zijn en kijken mee bij het maken van de macro. Je draait hem zelf, zodat je database niet bij ons komt voordat de verwerkersovereenkomst getekend is.
Wat als een rij niet klopt, bijvoorbeeld een fout BSN?
Het dashboard controleert eerst en toont per rij wat er mis is. Je corrigeert in Access of laat de cel leeg; de rij gaat dan zonder dat veld mee. Rijen die wel kloppen worden niet tegengehouden.
Kan ik eerst oefenen?
Ja. Je krijgt een proefomgeving met verzonnen cliënten. Daar test je de import met een geanonimiseerde export. Bij de echte overstap wissen we de proefdata; je inrichting en vertalingen blijven staan.
Hoe lang duurt het?
Het inlezen van een complete export van tien jaar administratie duurt enkele minuten. De voorbereiding (codes vertalen, export nakijken) kost meestal een of twee dagdelen.
Stuur je export, wij kijken mee.
Een geanonimiseerd bestand is genoeg om te zien wat er meegaat en wat vertaald moet worden. Je hoort binnen twee werkdagen wat de overstap inhoudt.
Liever mailen? [email protected]