Van losse Excel-bestanden
naar één dashboard.
Een cliëntenlijst, een urenstaat per medewerker, een factuurmap en een agenda in de mail. Het werkt, tot er twee versies van hetzelfde bestand rondgaan. Je bestaande lijsten lees je in het dashboard in; vanaf dan is er één plek.
Je geschiedenis komt mee.
| Onderdeel | Hoe |
|---|---|
| Cliënten | Via Excel of CSV, inclusief adres, contactpersonen, zorgvorm en status. Het BSN wordt bij het inlezen versleuteld. |
| Medewerkers en relaties | Via Excel of CSV; medewerkers worden gekoppeld aan hun gebruikersaccount, relaties en opdrachtgevers aan de cliënten. |
| Urenstaten | Een urenstaat per medewerker of per cliënt leest het dashboard in als uren, met datum, cliënt, uursoort en aantal. Daarna schrijven medewerkers hun uren zelf, op de telefoon. |
| Facturen | Een overzichtslijst van verstuurde facturen gaat mee als historie. Nieuwe facturen maakt het dashboard uit de uren. |
| Keuzelijsten | Uursoorten, tarieven, kenmerken en kostenplaatsen zet je één keer neer; de import herkent ze daarna op naam. |
Na de overstap.
Eén versie van de waarheid
Geen "cliënten_definitief_v3.xlsx" meer. Iedereen werkt in dezelfde gegevens, met wijzigingsgeschiedenis.
Uren worden facturen
Geschreven uren staan klaar voor de facturatie, per cliënt en per periode. Geen overtypen uit de urenstaat.
Persoonsgegevens achter een slot
Excel-bestanden met BSN in de mail of op een USB-stick zijn een datalek dat op je wacht. In het dashboard staat het BSN versleuteld en is elke inzage gelogd.
Eerst oefenen, dan overstappen.
- 1
Proefomgeving
Je krijgt een eigen omgeving met verzonnen cliënten. Daar oefen je en richt je in: keuzelijsten, uursoorten, tarieven, rollen en gebruikers.
- 2
Export nakijken
Je stuurt een geanonimiseerde of verzonnen export in het formaat van je huidige pakket. Wij kijken welke kolommen waar landen en wat vertaald moet worden.
- 3
Proefimport
Per onderdeel eerst Controleren (de foutenlijst per rij), dan Importeer. Je kijkt de uitkomst na in de schermen. Niet goed? Wissen en opnieuw.
- 4
Overstap
Je rondt de lopende maand af in je oude pakket. Wij wissen de proefdata, je inrichting blijft staan, en je leest de echte export in. Vanaf die dag werkt iedereen in het dashboard.
| Tabblad | Rijen | Herkend | Fouten | Status |
|---|---|---|---|---|
| Kostenplaatsen | 14 | 14 | 0 | Klaar |
| Cliënten | 10 | 10 | 0 | Klaar |
| Uren | 8.504 | 8.504 | 0 | Klaar |
| Facturen | 554 | 552 | 2 | Klaar, 2 overgeslagen |
| Betalingen | 544 | 544 | 0 | Bezig |
Over de overstap van Excel.
Moet mijn Excel-bestand een vast formaat hebben?
Nee. Je koppelt per kolom aan welk veld hij hoort; het dashboard onthoudt die koppeling. Een voorbeeldbestand per onderdeel sturen we je toe.
Wat als mijn urenstaat per week een ander tabblad heeft?
Zet de weken onder elkaar in één lijst (datum, medewerker, cliënt, uursoort, aantal). Dat is een kwartier werk in Excel, daarna leest het dashboard alles in één keer in.
Kan ik Excel blijven gebruiken voor analyses?
Ja. Lijsten in het dashboard exporteer je naar CSV, dus je draaitabellen blijven werken.
Stuur je export, wij kijken mee.
Een geanonimiseerd bestand is genoeg om te zien wat er meegaat en wat vertaald moet worden. Je hoort binnen twee werkdagen wat de overstap inhoudt.
Liever mailen? [email protected]